De zin en onzin van transparantie in je organisatie

Mijn grootste bezwaar tegen het woord transparantie is dat het vaak een schijnbegrip is. Niet de intentie, maar de praktische toepassing vormt het probleem. In een organisatie waar mensen keuzes maken, processen worden toegepast en fouten worden gemaakt, is het onmogelijk om elke stap, elke afweging en elke beslissing voortdurend met iedereen te delen. Volledige transparantie is een valse belofte.

Kun je volledig transparant zijn?

Een voorbeeld: Johan is divisiemanager en moet kiezen tussen Stephan en Wim voor een promotie. Stephan wordt afgewezen en vraagt waarom. De organisatie predikt “radicale transparantie”, dus Johan geeft een eerlijke reden: Wim scoorde beter op teamdynamiek, daarom kreeg hij de promotie. Maar Johan heeft het niet over het subtiele conflict vorige maand met Stephan, de onuitgesproken weerstanden van collega’s, de politieke druk van bovenaf, de strategische overwegingen die nog niet gecommuniceerd mogen worden of de persoonlijke chemie die ook meespeelde. Dit zijn geen slechte overwegingen; het is context. Maar volledige transparantie zou meer schade aanrichten dan verhullen. Elk besluit rust op tientallen factoren die te complex, te kwetsbaar of te politiek zijn om volledig uit te leggen.

Deze ervaring illustreert een fundamenteel probleem: complete transparantie botst met de werkelijkheid van organisaties. Beslissingen worden niet genomen in een vacuüm, maar in een web van relaties, historische context en onuitgesproken dynamieken. Sommige factoren zijn te fragiel om hardop uit te spreken zonder schade aan te richten.

Zegt transparantie iets over je waarden?

Transparantie zegt bovendien niets over waarden. Een organisatie kan zeer open zijn over haar keuzes en criteria, maar dat betekent nog niet dat die keuzes de juiste zijn. Als je als organisatie transparant communiceert dat bonussen voor het management met 40% stijgen, terwijl medewerkers op de werkvloer een nullijn krijgen, dan is dat glashelder, maar niet per se rechtvaardig. Of neem een zorginstelling die openlijk deelt dat wachtlijsten bewust lang worden gehouden om budgettaire redenen. Volledig transparant, moreel twijfelachtig. De openheid maakt de keuze niet beter, alleen zichtbaarder.

Zelfs wanneer transparantie wordt nagestreefd vanuit de beste bedoelingen, lopen organisaties al snel tegen de grenzen aan. En precies daar ontstaat een belangrijk inzicht: het gaat niet om het zichtbaar maken van processen en afwegingen, maar om je zodanig te gedragen dat je betrouwbaar gevonden wordt in de ogen van je belangrijkste stakeholders.

Hoe worden organisaties wél betrouwbaarder?

Transparantie is geen doel op zich, het is een middel om betrouwbaarheid te vergroten. Je bereikt het niet door het te benoemen als kernwaarde in de bedrijfsvisie, maar door dagelijks gedrag dat voorspelbaar, eerlijk en uitlegbaar is. Organisaties kunnen verschillende dingen doen om betrouwbaarheid te vergroten. Hieronder noem ik er vier belangrijke:

• Breng je intentie onder woorden: Wat is je ambitie? Waar wil je naartoe?
• Stel je waarden vast, maak concreet wat belangrijk voor je is. Let je alleen op winsgevendheid of vind je duurzaamheid ook belangrijk?
• Doe wat je zegt. Neem verantwoordelijkheid als er iets misgaat.
• Communiceer eenduidig zodat je medewerkers, klanten en andere stakeholders niet alleen weten wat je zegt, maar het ook begrijpen. Dit geldt ook voor websites, interne procedures of de stappen in de voicemail van het bedrijf.

Wat betekent transparantie?

Transparantie betekent helderheid. Het is niet een ander woord voor vertrouwen. Zonder toelichting of context schept het woord meer onduidelijkheid en verwarring dan dat het iets oplost. Laten we het niet meer hebben over transparantie als we concrete intenties, waarden, keuzes en gedrag bedoelen. De intentie is goed, maar de juiste woorden doen ertoe. Ook dat is helderheid in communicatie.