Je wilt wel iets met jouw team ondernemen, maar je wilt ook afstand. Dit is tegenwoordig gelukkig geen probleem én het brengt zelfs nog voordelen met zich mee...
Een webinar is een ideale uitkomst in deze tijd. Maar wat is er allemaal mogelijk met webinars en hoe organiseer je een succesvol webinar? Wij zetten het voor jou op een rijtje!
1. Kies het onderwerp
Kies een onderwerp uit voor jouw webinar en werk een script uit. Dit hoeft niet heel uitgebreid, maar dit geeft rust en een goede basis voor de dag waarop het webinar plaats zal vinden. Hierin verwerk je wat de spreker gaat vertellen, welke onderwerpen aan bod komen en wat het doel van het webinar is.
2. Voor welke spreker(s) kies ik?
Wanneer je weet wat het onderwerp van jouw webinar is, kun je je gaan richten op de spreker. Wanneer je selecteert op een onderwerp heb je een lijst van sprekers, dagvoorzitters of moderators waaruit jij een keuze kunt maken. Naar wat voor iemand ben je opzoek? Wanneer je hierin vastloopt, helpen onze collega’s je graag verder met het maken van een keuze!
3. Doelgroep bepalen
Bepaal jouw doelgroep: Op wie is het webinar gericht? Welk publiek zou interesse hebben in jouw webinar? Waarom zouden ze dit webinar willen bijwonen? Wat is het doel van het bijwonen van dit webinar? Door een aantal kritische vragen te stellen kom je uiteindelijk bij jouw doelgroep terecht!
4. Dag en tijdstip
Kies een datum waarop jouw publiek kan deelnemen aan het webinar. Houd hierbij rekening met jouw doelgroep. Wanneer dit bijvoorbeeld studenten zijn is het niet handig om het webinar tijdens schooluren te geven. Wanneer dit gericht is op ouders is het geen goed idee om dit te doen wanneer de kinderen net op bed worden gelegd. Is het webinar gericht op internationaal publiek? Houd dan rekening met de verschillende tijdzones. Plan het webinar ook een aantal weken vooruit, zodat jouw publiek nog een plekje vrij heeft in zijn/haar agenda.
5. Webinarvorm
Er zijn veel verschillende vormen van een webinar: live of vooraf opgenomen, met of zonder chatmogelijkheid, mogelijkheid om het webinar later terug te kijken of niet. Ook moet er bij elke vorm een keuze worden gemaakt met welke materialen je te werk gaat: neem je het op in een studio met professionele camera’s of vanuit huis met een laptop?
6. Promotie
Wanneer alles geregeld is, is het tijd om jouw webinar te promoten! Dit kan je doen door middel van promotie op sociale media kanalen, een bericht plaatsen op jouw website, een nieuwsbrief versturen of een uitnodiging sturen naar contacten. Alles om jouw doelgroep in contact te brengen met het webinar.
De aankleding
Bespreek samen met de spreker, moderator of dagvoorzitter wat wel en niet handig is om aan te doen. Houd hierbij rekening met het feit dat streepjes of ruiten storend werken op beeld. Ook moet het te combineren zijn met de achtergrond van de spreker. Wanneer het webinar op locatie wordt opgenomen, spreek dan ongeveer 2 uur van tevoren af om alles nog een keer met elkaar door te nemen en een oefensessie te doen.
Goede voorbereiding is het halve werk
Zorg dat je alle aspecten die komen kijken bij het organiseren van een webinar goed hebt voorbereid. Denk hierbij aan:
– Het script
– Een uitgewerkt en uitgeprint draaiboek
– Verbinding controleren tussen de computer en het platform waar het webinar op zal plaatsvinden
– Neem alles nog een keer met de technici (hoe wil je de camera’s hebben, het licht, het geluid etc.)
On demand beschikbaar stellen
Na een webinar sessie heb je altijd de mogelijkheid om het evenement nog een keer te beleven, te evalueren en je kunt inspelen op feedback voor het volgende event.
Ben jij nog opzoek naar een spreker of dagvoorzitter voor je online event? Het team van Speakers Academy helpt je hier graag mee verder! Neem contact met ons op via +31-10-4333322 of info@speakersacademy.com.