Revolutie in congresland door Corona: wie wil je waarom wél samenbrengen?

De congresindustrie draait op bijeenkomsten die georganiseerd worden omdat ze al eerder georganiseerd werden. Deuren open, mensen de zaal in, sprekers ervoor en gaan. Halverwege een lunch, ergens een kop koffie, eventueel wat interactieve workshops, een leuke of lekker maffe dagafsluiting, nog een borrel en klaar. Voor organisatiebureaus en congreslocaties is dit de meest efficiënte manier om geld te verdienen. Doen wat je al jaren en keer op keer deed. Producties draaien. Stoelen verhuren. Marge pakken op lunch en drankjes.

Meeting design – het ontwerpen van bijeenkomsten – begint bij de vraag: wie wil je waarom samenbrengen? En pas als je het antwoord op die vraag samen helder hebt en zeker niet eerder en: hoe regelen we dat?

Als je mensen met elkaar wilt verbinden, laat je ze bijvoorbeeld kwetsbare verhalen met elkaar delen. Als je mensen wilt bedanken voor hun inzet, laat iedereen dan lof naar elkaar uitspreken en bouw daar een middag op voort. Als je mensen na een jarenlang doodlopend debat uit hun loopgraven wilt halen, nodig ze uit om het voor deze ene keer alleen te hebben over waar ze het wél over eens zijn. Als je mensen de mogelijkheden wilt laten ervaren van kunstmatige intelligentie, blockchain en future tech, laat ze achtenveertig uur samenwerken met software-developers.

Om tot een goed ontwerp te komen, begin je met een blanco vel. Pas als je helder hebt wie je waarom wilt samenbrengen, kun je iets zinnigs zeggen over wat je wanneer gaat doen, wat voor plek je nodig hebt, welke inrichting daarbij werkt en hoe de uitnodiging er uit moet zien. In die volgorde en dus niet beginnen met een vooraf gekozen congrescentrum of draaiboek alstublieft. En inderdaad: waarschijnlijk leidt een zo aandachtsvol gemaakt ontwerp tot nogal andere vormen dan u gewend bent. Misschien kom je drie maal samen met twintig mensen in plaats van één keer met zeshonderd. En misschien begin je niet ‘s ochtends direct na de spits, midden in een stad in een congrescentrum, maar wandel je in de loop van de middag van strandtent, naar strandtent.

Corona geeft ons dat blanco vel. In tijden waarin contact zo beperkt mogelijk en dus schaars is, ben je gedwongen om écht over de vraag na te denken over met wie het wél waardevol is om samen te komen. En dus ook met wie niet. Want waarom zou je elkaar niet even bellen of Zoomen? Waarom zou je niet gewoon – asynchroon, ieder op zijn eigen meest geschikte moment –  samenwerken in een Google Doc? Waarom zou je niet een briljant filmpje op Youtube plaatsen en dat delen met de mensen die je wilt inspireren? Twee uur heen én terug, dure locatie huren, al die organisatiekosten: wat kost dat wel niet? Corona zet op scherp met wie je wél wilt samenkomen en hoe je dat regelt. Online én offline.

Ze legde uit dat het congres bestaat uit twintig tussentijdse presentaties van promovendi voor een zaal van honderd senior vakgenoten: volle zaal, korte – vaak slechte, haastig gemaakte – presentatie, korte reacties (veelal van hoogleraren of ambitieuze juniors die even een plasje er overheen willen doen en continue aan het woord zijn) en dan door naar de volgende presentatie. En de volgende. En de volgende. Net over de helft is er koffie, thee en/of een appel en dan nog acht presentaties voor de borrel, die altijd veel te laat begint en waar iedereen het steevast op een gratis zuipen zet. Niemand heeft de tijd om twintig papers te lezen. Niemand heeft tijd om echt goede vragen te formuleren. Geen enkele presentatie gaat diep genoeg. Geen enkele promovendus haalt waardevolle feedback uit de zaal. ‘En dus zitten er 120 mensen een middag lang ondraaglijk dood te gaan. 120 Dagen weggegooid, die we ook aan onderzoek, onderwijs of iets leuks hadden kunnen besteden. 120 Maal een treinkaartje gekocht. En wat zou die zaal, de koffie en drank wel niet kosten?’

‘En waarom doen jullie dat?’ ‘Nou omdat het moet, omdat we punten krijgen en waarschijnlijk omdat we het al jaren zo doen.’

Hierop draait de congresindustrie in Nederland. Samenkomen voor punten. Samenkomen omdat je dat al jaren doet. Samenkomen omdat het moet.

De helpmiddag!

We praatten wat door en verzonnen samen een ander format: de helpmiddag! Vijf zaaltjes (of bungalowtjes op een camping!) met elk vier langere, diepgaandere presentaties, vier langere voortstuwende gesprekken, vier keer elkaar echt verder willen helpen, vier keer meer mensen aan het woord en dan na afloop nog even naborrelen en wellicht samen eten. In de helpmiddag kiest iedereen vooraf welke drie of vier promovendi hij of zij wil helpen, bereidt iedereen zich goed voor en komt iedereen – die iets te delen heeft – aan het woord. Tussen de helpsessies door tref je elkaar allemaal even rondom een ‘ik heb een vraag / iets geniaals voor iedereen boom’ en ga je door naar de volgende helpsessie.

Geen rocket science meeting design, maar als de middag zo zou verlopen, dan had ze vanaf nu al zin in de volgende editie.

Ze deelde het schetsje met haar hoogleraar en die deelde het enthousiast met zijn collega’s van andere universiteiten, maar helaas. Niemand had tijd om het nieuwe format uit te werken en bovendien was de zaal voor de volgende keer alweer geboekt en het was toch prima zo?

Van twee keer per week naar Utrecht voor wekelijkse afspraken naar Skypen en nooit meer zo maar op en neer voor een werkoverleg.

De partner van een goede vriendin van me werkt bij de Belastingdienst. Twee keer per week reist hij op en neer naar het midden van het land voor een afspraak van een uur of soms anderhalf en dan reist-ie weer terug. Vaak is zo’n werkoverleg totaal nutteloos. Je gaat erheen omdat het wekelijks als vaste afspraak in de agenda staat en niemand hem eruit haalt. Iedere keer wordt dezelfde vaste vergaderagenda langsgelopen, niemand heeft zich echt goed voorbereid en naarmate de bijeenkomst vordert zitten steeds meer mensen even hun mail te checken, te appen of te tinderen (!) en gaat uiteindelijk iedereen weer met minder energie terug naar huis dan waarmee-ie gekomen is.

Nu mogen hij en zijn collega’s, door de Corona-crisis, niet meer in real life vergaderen. Ze vergaderen nu online via Skype. En dat gaat ook prima. Net zo effectief. En sterker nog: misschien wel effectiever, want ze hebben ondertussen al geleerd dat als ze zich niet goed voorbereiden, iedereen door elkaar heen kletst en er van de hele vergadering echt niets terecht komt. Concrete tijdswinst: tenminste tien uur per week. Maal elf, twaalf of dertien collega’s. Maal wat kost een beetje senior ambtenaar per uur eigenlijk? Precies. ‘Vanaf nu heb ik een goed excuus om niet meer klakkeloos in de trein te stappen en een gesprek te kunnen voeren over waar ik al dan niet aanschuif.’

Corona zet op scherp met wie je wél wilt samenkomen en dwingt ons na te denken over nieuwe vormen van samenwerken. Online én offline.

In een tijd waarin contact zo beperkt mogelijk en dus schaars is, wordt het des te waardevoller en wordt het des te belangrijker dat de samenkomst oplevert wat je graag wilt. Want welk contact is het wel waard om enig risico te lopen? Waarom zou je elkaar niet even bellen? Waarom zou je niet gewoon – asynchroon, ieder op zijn eigen meest geschikte moment –  samenwerken in een Google Doc? Corona zet op scherp met wie je wél wilt samenkomen en hoe je dat regelt. Online én offline.

We zullen vaker even niet de trein pakken. We zullen met meer aandacht kiezen om wel of niet samen te willen komen. En we moeten beter nadenken over hoe een goede meeting eruit ziet. Wie willen we waarom wél samenbrengen en hoe en met welke middelen regelen we dat? En misschien wel de belangrijkste winst: waarom en hoe we samenkomen en samenwerken mag onderwerp van gesprek zijn! Eindelijk!

‘We moeten af van de namaak-offline-meeting, zoals we ook van het namaak-vlees af moeten.’

Met de online serieuze meeting hebben we er ineens een heel palet aan mogelijkheden bij. Welke tools gebruik je? En welke juist niet. Wat doe je online? En waarover moet en wil je elkaar echt even kunnen aankijken of zelfs kunnen aanraken? Moet het echt synchroon of kan het ook asynchroon? Gewoon allemaal op een moment dat het jou het beste uitkomt of toch samen op datzelfde moment?

Goede vriend Folkert de Jong is heel duidelijk: ‘We moeten af van de namaak-offline-meeting, zoals we ook van het namaak-vlees af moeten. We moeten geen namaak-kip willen eten als er ook heerlijke paddestoelen en noten en kaas zijn. We moeten nadenken over de fundamenten van samenzijn en samenwerken. En dat gaat verder dan met acht mensen om een virtuele Zoom-tafel zitten of straks tafeltjes in een zaal op anderhalve meter van elkaar zetten.’ Wie willen we waarom eigenlijk bij elkaar brengen? En hoe regelen we dát zo slim mogelijk?

Alle lessen verzamelen!

De afgelopen jaren heb ik talloze bijeenkomsten ontworpen (en begeleid). Alle leringen verzamel ik in een white paper / kookboek meeting design. Nu, sinds Corona ons teistert, is alles anders en ben ik mijn online leringen gaan verzamelen in een tweede white paper, speciaal over online samenkomen en samenwerken. Wellicht combineer ik de twee papers binnenkort tot één groot nieuw document. Hoe dan ook nodig ik je bij deze uit alvast om mijn leringen te gebruiken en… aan te vullen. Want samenkomen en samenwerken moeten we de komende tijd helemaal opnieuw uitvinden. Ongeacht of we nou anderhalve meter afstand van elkaar moeten houden of dat we de kracht van online sowieso willen blijven gebruiken. Online samenkomen en samenwerken is een prachtige toevoeging in ons palet! Daar kunnen we iets mee! Al is het maar een serieus gesprek voeren over niet wekelijks in de trein of auto te stappen naar Utrecht.

Ritzo is meeting designer (en ondernemer, wereldverbeteraar en spreker) en deelt zijn verhalen, ervaring en kennis graag. Als het moet in een lezing, maar liever in een vorm die ongetwijfeld nog beter past bij wat u écht nodig hebt. Zijn favoriete vormen: u-vraagt-wij-draaien en twee-uur-overwerken.

Heb je vragen over meeting design, over de white papers? Wil je me bijprikken om jouw bijeenkomst vorm te geven? Dien een aanvraag in! Het enige risico dat je loopt is dat je het na deze crisis echt helemaal anders gaat doen.