Het leed dat vergaderen heet

Het is zo ongeveer de grootste irritatie van werkend Nederland: vergaderingen. Het is, behalve voor heel vreemde vogels, een noodzakelijk kwaad. Het is met vergaderen hetzelfde als met belasting betalen: het zal wel ergens goed voor zijn, maar het is voor bijna niemand leuk. En net als met belasting kunnen we het niet leuker voor je maken, maar misschien wel handiger én minder stressvol.

Gedragsregels

Met deze gedragsregels maak je vergaderingen effectiever, sneller en minder irritant. Deel ze uit, hang ze op of neem ze door vóór een vergadering. Thank me later.

1. Het doel van de vergadering dient door de initiatiefnemer te worden aangegeven. Is het doel niet duidelijk, dan mag (en moet!) hiernaar te allen tijde worden geïnformeerd. Wordt ook ná vragen het doel niet voldoende duidelijk? Opstaan en rennen. Het is een valstrik.

2. Een vergadering dient naast een begintijd ook een eindtijd te hebben, liefst met de afspraak dat men geen minuut langer doorgaat – geen uitzonderingen. Een klok in het zicht doet wonderen: beknopt zijn wordt zo een gemeenschappelijke verantwoordelijkheid. Een vergadering zónder eindtijd is een open uitnodiging om maar eindeloos door te emmeren.

3. Er is er maar één aangewezen persoon om de vergadering te leiden: de strengste persoon uit de groep.

4. Zorg voor een eerlijk systeem van notuleren. Bij de vraag ‘wie notuleert?’ zo snel mogelijk de duim naar het voorhoofd brengen en de laatste als notulist aanwijzen, is géén eerlijk systeem.

5. Spreek af dat punten slechts één keer mogen worden gemaakt. De spreker draagt er zorg voor het punt zo duidelijk en kort mogelijk over het voetlicht te brengen. ‘Ik wil toch nog even terugkomen op…’ is dus niet toegestaan.

6. Door een telefoon worden afgeleid is ergerlijk, maar soms onvermijdelijk. Een punt laten herhalen omdat je het niet hebt meegekregen dóór de afleiding is onwenselijk. Anderen meenemen in de afleiding is ronduit schofterig.

7. Verdere vergaderdooddoeners die bestraft kunnen worden met een gele, dan wel rode kaart: ‘Het is misschien een gek idee, maar…’ ‘Misschien heeft iemand het al gezegd, maar…’. ‘Hoe gaan we dit handen en voeten geven?’

8. Bonus: Ben jij degene die het initiatief neemt voor een vergadering waar niemand zin in heeft? Een traktatie doet wonderen. Liefde gaat, ook bij vergaderen, door de maag.

Bron: AD.nl