‘U bent geen voorzitter, u bent een dictator!

Wanneer je een evenement of bijeenkomst organiseert, heb je verreweg het meeste zelf in de hand: van de keuze van de locatie, de sprekers die je uitnodigt, tot het publiek voor wie je het organiseert. Als je die zaken op orde hebt, kan er niet veel misgaan, wel?

En toch: verwacht iedereen hetzelfde van de dag? Komt wat jij wil bereiken overeen met wat het publiek denkt te gaan ervaren? Pas als je precies weet wat je doel is, welke sprekers daar bij passen en welke vorm vervolgens voor de meeste samenhang zorgt, heb je het grootste kans op succes. Een ervaren dagvoorzitter helpt daarbij, als je die in een vroeg stadium mee laat denken.

Ik sta aan het begin van de avond de agenda toe te lichten, als die ene boze aanwezige het al te lang vindt duren voor hij aan het woord mag komen. Hij interrumpeert me en begint op hoge toon kritiek te uiten op het onderwerp waarover de bijeenkomst belegd is. Ik geef hem niet het woord en leg uit dat het gesprek met de zaal op een later moment plaatsvindt. Dat doet hem al snel woedend uitroepen: “U bent geen voorzitter, u bent een dictator!”. Deze meneer kwam duidelijk met een bepaalde verwachting naar de bijeenkomst en moet dat nu bijstellen. Het kost hem moeite.

”Aanleiding voor de avond is de presentatie van een rapport”.

Een andere gelegenheid: ik word kort van te voren gevraagd de avond te leiden. Alles is geregeld, ik hoef er alleen maar voor te zorgen dat een en ander soepel aansluit. Aanleiding voor de avond is de presentatie van een rapport. De zaal is gemeleerd; zijdelings betrokken mensen, die benieuwd zijn naar de uitkomsten die bekendgemaakt worden. Om de gelegenheid aan te kleden zijn twee sprekers gevraagd als voorprogramma. En hier gaat het mis.

De eerste spreker verwacht van de zaal weinig kennis van het onderwerp en houdt een algemeen betoog. Sommige aanwezigen zeggen hardop dat ‘we dat allemaal wel weten’. De tweede spreker benadert de aanwezigen als collega’s. Hij verwacht van hen interesse in de details van zijn werkveld en gaat voorbij aan het feit dat zijn presentatie bedoeld is om kader te geven aan het hoofddoel van de avond: de presentatie van het rapport. Resultaat: een afgehaakte zaal. In dit voorbeeld zijn het juist de sprekers die verkeerde verwachtingen hebben van de avond.

M’n handen jeuken: was ik maar eerder bij het samenstellen van de avond betrokken geweest, dan had ik met beide sprekers de avond door kunnen nemen, hen erop kunnen wijzen dat ze schakels waren in een groter geheel en hoe ze, door beter te weten wie het publiek was, de rapportpresentatie hadden kunnen optillen. En nog liever was ik geraadpleegd vóór de extra sprekers gevraagd werden. Dan hadden we misschien een heel andere vorm gekozen.

”Tot mijn verbazing complimenteert hij mij zelfs”.

Het is zo zonde om al die uren, al dat geld en al die energie te steken in je mooie bijeenkomst en die pas op in de laatste fase te delen met de dagvoorzitter. Want die kan veel meer zijn dan die persoon die op je bijeenkomst alles gladjes aan elkaar praat. Hij is de specialist die al veel bijeenkomsten heeft meegemaakt, die ervaren heeft wat werkt en wat niet.. Die helpt je doel helder te krijgen, door je kritisch te bevragen tijdens het ontwikkelen van je programma. Die je verder laat kijken dan de koker van je eigen werkveld en meedenkt vanuit de mensen voor wie je alle moeite doet: de aanwezigen, de deelnemers.

Mijn advies: maak de dagvoorzitter in een vroeg stadium deel van je team. Het werkt! En dat kan wat voor bijeenkomst dan ook zijn; van een zware sessie tot een feestelijk evenement. Het meedenken betaalt zich uit in een hogere kwaliteit van je bijeenkomst. En dat verdienen de aanwezigen, toch?

Met de meneer uit de inspraakavond en mij is het goed gekomen. Hij berust in zijn boosheid, nadat ik hem verzeker dat hij als een van de eersten van mij het woord krijgt, op het moment dat we daar in het programma aan toe zijn. Uiteindelijk levert hij een waardevol aandeel aan de discussie. Na afloop ga ik nog even bij hem staan, om te vragen of we nog iets moeten uitpraten. Hij lacht en verontschuldigt zich voor zijn emotionele uitbarsting. Tot mijn verbazing complimenteert hij mij zelfs. Hij heeft zich gehoord gevoeld en mijn leiding van de avond als integer en onbevooroordeeld ervaren.

Tevreden ga ik die avond naar huis. Een ex-dictator op de fiets.

Zo’n verloop van de avond had ík dan weer niet verwacht…